SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERHOTELAN

Sistem manajemen hotel atau yang sering disebut Hotel Management System (HMS) adalah sebuah program komputer (hotel software) bertujuan membantu manajemen hotel dalam kegiatan hotel baik kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu (guest folio), pembayaran tamu (guest payment). Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan pelayanan yang lebih baik (good of service). Hasil lain yang dicapai dengan pemakaian sistem manajemen adalah efisiensi dalam operasional sehari-hari hotel.

Aliran data yang dihasilkan sistem ini dapat dibagi tiga katagori:

  1. Level paling atas untuk kebutuhan top manajer. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka panjang, sangat tidak pasti, environmental, perencanan dan kebijaksanaan dan laporan yang berbentuk ringkas.
  2. Level menengah untuk midle manager. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka menengah, relatif lebih pasti, organizational, pelaksanaan kebijaksanaan dan perencanaan taktis, laporan relatif terperinci
  3. Level bawah untuk lower manajer. Kebutuhan akan data/informasi bersifat jangka pendek, sedikit pasti, departmental, pelaksanaan aktifitas harian dan pemeliharaan, laporan yang terperinci.

Ruang lingkup sebuah sistem manajemen hotel sangatlah luas, tergantung kelengkapan fitur yang disediakan oleh program tersebut. Kelengkapan itu sendiri sangat tergantung pada type/jenis hotel dan struktur organisasi perhotelan. Sistem manajemen hotel harus dapat menangani pekerjaan :

  1. Pada divisi kamar (room devision), terutama bagian kantor depan (front office) dan bagian tata graha (housekeeping).
  2. Pada divisi accounting (accounting devision) untuk semua bagian accounting
  3. Pada divisi restorant dan bar (bar and restourant division).
  4. Pada divisi marketing (marketing devision)
  5. Pada divisi teknisi dan peralatan (engginering division)

Tetapi tidak semua sistem manajemen hotel yang ada sekarang mendukung ke 5 pekerjaan di atas, ada beberapa sistem yang hanya mendukung sebagian pekerjaan ataupun ada beberapa sistem yang dapat mencakup lebih dari kelima pekerjaan pokok di atas.
Dengan kemajuan teknologi, sebuah sistem dapat dihubungkan dengan perangkat-perangkat keras lainnya (hardware) seperti kamera pengintai (spy camera) dan menyimpan datanya dalam database untuk pengarsipan data-data tamu guna memenuhi keamaan publik jika suatu saat diperlukan. Dengan menghubungkan sistem manajemen dengan kunci otomatis dengan menggunakan kartu (smart card, optic card, dll) maka keamanan tamu lebih terjamin dan pengawasan terhadap tamu yang keluar masuk (check in or check out) dapat dikontrol dengan baik. Dengan menghubungkan penggunaan telepon genggam (handphone) maka para calon tamu dapat memesan kamar hotel dengan menggunakan fasilitas kirim pesan pendek (SMS, sort mesagge system). Tujuan pengintegrasian alat-alat di atas dan alat-alat lainnya semakin menambah kompleksnya sebuah sistem manajemen hotel dan mengaburkan tujuan awal pengggunaan sistem ini. Akhirnya banyak hotel menggunakan sistem manajemen hotel untuk tujuan menaikkan rate hotel mereka. Hal ini terjadi karena asumsi hotel yang menggunakan sistem adalah hotel yang bermanajemen baik.

PROGRAM APLIKASI HOTEL
Mendirikan dan mengembangkan bisnis perhotelan memerlukan suatu sistem yang handal dan terintegrasi agar strategi dan tujuan bisnis yang direncanakan dapat diraih secara total. Dengan penerapan sistem perhotelan yang baik akan mampu mengurangi cost secara signifikan, mampu meningkatkan kinerja perusahaan dan menjaring customer loyalty lebih banyak.

PROGRAM HOTEL hadir sebagai solusi penerapan manajemen hotel secara terintegrasi dan menyeluruh melalui software manajemen perhotelan yang handal. PROGRAM HOTEL ini dapat dikembangkan dimanapun termasuk hotel, apartemen, resort dan lain sebagainya. Dengan menggunakan PROGRAM HOTEL, perusahaan Anda dapat meningkatkan pelayanan kepada kustomer secara lebih baik yang akan berdampak positif pula pada peningkatan profit/ keuntungan perusahaan.

Beberapa penerapan sebagai berikut :
(dapat disesuaikan dengan kebutuhan manajemen hotel)

1. DATA
Untuk mendukung jalannya aplikasi, dibentuk data pendukung sebagai berikut :
Tarif & Jenis Kamar
Pencatatan tarif harga dan jenis sewa kamar yang ada pada hotel.
Kamar
Pencatatan nomor kamar yang ada pada hotel yang disertai harga modal, tarif harga jual.
Fasilitas Kamar
Pencatatan fasilitas yang ada pada tiap-tiap kamar.
Menu Makanan Resturan/ Mini Bar
Pencatatan jenis menu makanan dan minuman yg tersedia beserta daftar harga/ modal. Pemesan akan diberikan tagihan dalam bentuk Bill yang tercetak oleh printer. (boleh menjadi bill tamu ataupun pengunjung sesaat/ cash)
Bank Data Tamu.
Kumpulan nama tamu yang sudah pernah menginap, akan komputer memberikan satu nomor customer.

Booking
Pemesanan kamar
Daftar Rekanan
Daftar rekanan hotel yang diperbolehkan menjadi piutang.
Cara Pembayaran
tehnik cara tamu membayar di kasir (cash, piutang, dll)
Identitas Petugas
daftar nama petugas/ user.
Nama Negara
kelompok tamu berdasarkan negara.
Propinsi
kelompok tamu berdasarkan daerah propinsi
Satuan Barang
Transaksi barang makanan/minuman di restauran.
Unit Kerja
Daftar unit kerja yang ada di Hotel.
Daftar Tarif Biaya / Dep.
Daftar seluruh tarif biaya (tarif data electronic)
Departemen Penerimaan
Pusat biaya pada kas penerimaan.
Kumpulan Register Penerimaan
daftar penerimaan yang terintegrasi.

2. TRANSAKSI

- BOOKING (Pemesanan kamar)
- CHECK IN (Registrasi tamu)
- INPUT BILLING, Pencatatan tranksaksi terhadap :
- Administrasi
- Kamar penginapan
- Restaurant/ Mini Bar * Print of Sales
- Pusat Jajanan/ belanja
- Bar/ Karaoke
- Loundri
- Rent Car / Taxi
- Convention Hall
- Telephone
- Etc
- CHECK OUT
- PRINT OUT KWITANSI / BILL

3. REPORT (LAPORAN)
-Tamu yang sedang menginap
-Daftar pemakaian kamar (kosong, berisi)
-Uang Kas Masuk (harian/ bulanan/ tahunan)
-Penerimaan per petugas kasir
-Omset dan Laba (per departemen)
-Piutang Rekanan
-Register Penerimaan